Privacyverklaring

Als je lid bent van de Nederlandse Orthopaedische Vereniging (NOV) of gebruikmaakt van de informatie of diensten van de NOV, verwerken wij mogelijk gegevens over jou. De NOV vindt de bescherming van de persoonlijke gegevens van haar leden, congresbezoekers, sponsoren en belangstellenden van groot belang. Persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld en beveiligd. De NOV houdt zich aan de eisen van de geldende privacy-wetgeving.

De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is de Nederlandse Orthopaedische Vereniging (NOV) Bruistensingel 230, 5232 AD ’s-Hertogenbosch, kvk nr. 40533995.

Verwerking persoonsgegevens
In deze privacyverklaring lichten wij - aan de hand van de verschillende manieren waarop wij persoonsgegevens verkrijgen - toe welke gegevens wij verzamelen en voor welke doeleinden wij deze gebruiken.

NOV-leden

• Bij aanmelding als lid van de NOV ontvangt de NOV persoonsgegevens. Deze gegevens gebruiken wij voor onze ledenadministratie.
• De NOV heeft een besloten ledenportal MijnNOV. Hier kunnen de leden informatie vinden die uitsluitend bestemd is voor de leden. Het betreft een beveiligd en afgeschermd systeem, waarvoor de leden moeten inloggen met een wachtwoord. De NOV verstuurt berichten, agenda’s en notulen etc. via de ledenportal en ook verschillende werkgroepen gebruiken daarvoor MijnNOV. In de ledenlijst zijn de volgende gegevens van de leden zichtbaar voor NOV-leden: voornaam, achternaam, titel, adres, e-mail, werkplek, functie, telefoonnummer en pasfoto.
• Leden ontvangen vanaf het moment van aanmelding als lid van de NOV, elke twee weken de digitale nieuwsbrief NOViteiten. Onderaan de nieuwsbrief staat een link waarmee je je kunt afmelden.
• Onder het lidmaatschap van de ‘gewone leden’ (orthopedisch chirurgen) van de NOV valt ook het lidmaatschap van de Federatie Medisch Specialisten (FMS), Koninklijke Nederlandse Maatschappij tot bevordering der Geneeskunde (KNMG), de Landelijke vereniging van Artsen in Dienstverband (LAD) en de Nordic Orthopaedic Federation (NOF). Dit betekent dat wij - zo nodig - gegevens van deze leden verstrekken aan de betreffende verenigingen. Voor de wijze waarop de verenigingen omgaan met je persoonsgegevens verwijzen we naar de privacyverklaringen op hun websites.
• Als je namens de NOV zitting neemt in een werkgroep of commissie om mee te werken aan kwaliteitsprojecten en beleid van de NOV of de FMS, kan de NOV jouw persoonsgegevens (als dat noodzakelijk is met het oog op deelname) verstrekken aan het Kennisinstituut van Medisch Specialisten B.V. (het Kennisinstituut), en aan de Stichting Kwaliteitsgelden Medisch Specialisten (SKMS). Deze organisaties kunnen zelf ook jouw toestemming vragen voor het verwerken van je persoonsgegevens met het oog op deelname.
• De adresgegevens van de NOV-leden stellen wij beschikbaar voor het versturen van (samenvattingen van) proefschriften orthopedie. Met de betreffende promovendus sluiten wij een verwerkersovereenkomst af, zoals verderop in deze privacyverklaring beschreven.

Website NOV

• Op de website www.orthopeden.org wordt gebruikgemaakt van cookies. Lees meer hierover in het cookiestatement van de NOV. 
• Als je een abstract indient, gebruiken wij je gegevens uitsluitend voor de verwerking ervan en voor het programma en de uitnodiging van het betreffende NOV-congres. Jouw abstract wordt geanonimiseerd verstuurd naar de reviewers.
• Gegevens van deelnemers van evenementen (bijv. congressen en symposia) gebruiken wij uitsluitend voor de evenementadministratie, correspondentie over het evenement en om betalingen door te voeren. Waar nodig sluiten wij met samenwerkingspartners verwerkersovereenkomsten af (zie verderop in dit document).
• Je kunt de NOV vragen stellen over orthopedische aandoeningen en behandelingen via telefoon, e-mail, post en het online formulier. In geval van telefonisch contact, vragen per post en online, registreren wij je naam en eventueel aanvullende gegevens. Als je contact met ons opneemt, geef je hiervoor toestemming. Als je medische informatie in het formulier of de e-mail opneemt, verwerken wij informatie over je gezondheid. Daarvoor hebben wij je toestemming nodig. Zodra je je vraag verzendt, geef je ons toestemming. Wij gebruiken de gegevens uitsluitend voor het beantwoorden van de vraag.
• Als je je aanmeldt voor een vacature-alert of om een vacature te plaatsen, gebruiken wij je gegevens uitsluitend daarvoor.

Foto’s NOV-evenementen
Tijdens evenementen van de NOV (voornamelijk congressen) worden foto’s gemaakt. Deze gebruiken wij incidenteel voor pr-materiaal voor volgende evenementen. je kunt uiteraard aan de fotograaf aangeven dat je niet op de foto wilt.

Sociale media
De NOV is op verschillende sociale media te vinden, Twitter en LinkedIn. Als je ons volgt op sociale media krijgen wij mogelijk toegang tot een deel van je profielgegevens. De NOV volgt ook zelf sociale media kanalen en kan op die manier toegang krijgen tot gegevens op jouw sociale media.

Website en magazine Zorg voor beweging
Je kunt de NOV vragen stellen over orthopedische aandoeningen en behandelingen via telefoon, email en post. In geval van telefonisch contact, vragen per post en online, registreren wij je naam en eventueel aanvullende gegevens. Als je contact met ons opneemt, geef je hiervoor toestemming.
Als je medische informatie opneemt, verwerken wij informatie over je gezondheid. Op het moment dat je deze informatie aan ons stuurt, geef je ons toestemming om deze te gebruiken. Wij gebruiken je gegevens uitsluitend voor het beantwoorden van je vraag.
Als wij foto’s van je maken voor het Jaarmagazine Zorg voor beweging, laten wij je daarvoor een toestemmingsformulier ondertekenen. In dat formulier geef je ook toestemming om de foto voor andere communicatiemiddelen van de NOV te gebruiken.

Jouw rechten
Je hebt het recht ons te verzoeken inzage te verlenen in je persoonsgegevens en/of deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Een verzoek om inzage en/of correctie kun je richten per e-mail via nov@orthopeden.org.  Als je jonger bent dan 16 jaar, dienen dergelijke verzoeken te worden gedaan door je ouder (of wettelijk vertegenwoordiger). De reactie zal dan ook worden gestuurd naar de ouder (of wettelijk vertegenwoordiger).

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Binnen de NOV kunnen je persoonsgegevens uitsluitend worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Verstrekking aan derden
De NOV kan gebruikmaken van de diensten van derden om je gegevens te verwerken in overeenstemming met deze privacyverklaring. Deze derde partijen treden hierbij op als ‘verwerker’ voor de NOV en wij zorgen ervoor dat deze partijen voldoende waarborg bieden ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Derde partijen die voor de NOV optreden als bewerker hebben een verwerkersovereenkomst met de NOV afgesloten waarin onder meer is opgenomen dat zij persoonsgegevens uitsluitend zullen verwerken in opdracht van de NOV.
Voor het overige verstrekt de NOV uitsluitend gegevens aan derden met je voorafgaande toestemming, als wij daartoe verplicht zijn op grond van wet- en regelgeving, als wij daartoe genoodzaakt zijn als gevolg van een rechtszaak en/of als wij dat noodzakelijk achten ter bescherming van onze eigen belangen.

Doorgifte buiten Europa
Wij verstrekken jouw gegevens niet aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijnen
Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is. De bepaling van de bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor de NOV de gegevens heeft verzameld en van eventuele wettelijke plichten om gegevens te bewaren.

Contact
Voor vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring kun je contact opnemen met ons via e-mail:
nov@orthopeden.org.

Augustus 2024